De todos os riscos enfrentados por instituições financeiras e outras empresas, identificar Pessoas com a Reputação Exposta (REPs da sigla em inglês) em mídia negativa é o que tem maior probabilidade de passar desapercebido.
Infelizmente, a falta de orientação regulamentar para o screening de clientes contra mídia negativas deixa às instituições mais espaço para interpretação ao implementar um modelo baseado em risco.
As instituições que tomam medidas proativas para desenvolver políticas e procedimentos visando identificar entidades de alto risco em mídias negativas podem priorizar melhor o risco e reduzir a carga operacional no gerenciamento de Know Your Customer (KYC) e nos processos de due diligence do cliente. Isso inclui definir quando realizar pesquisas de mídia negativa, como otimizar a automação, quais informações pesquisar, quais informações são relevantes e como usar as informações recebidas.
Aqui estão cinco práticas recomendadas para melhorar a eficiência e a eficácia de seu programa de screening de mídia negativa.
1. Esclarecer os prazos
Monitorar cada fonte de notícias 24 horas por dia, 7 dias por semana, pode ser a maneira mais segura de capturar todas as notícias negativas, mas não é prático e nem sustentável.
Uma abordagem mais realista consiste em determinar quando é mais oportuno pesquisar as notícias negativas. Por exemplo, pesquise as notícias negativas dos titulares no momento da abertura de sua conta e volte a revisar a conta em função de um programa guiado por critérios de risco designados pelas políticas (ou seja, tipo de conta, jurisdição, atividade esperada etc.).
Confiar somente em um programa baseado em risco por si só não protegerá uma instituição caso ela deixe de atuar no momento que receber as informações obtidas entre as revisões programadas. Em outras palavras, identifique as revisões dos meios de comunicação impulsionadas por eventos - aquelas atividades que podem justificar uma investigação "não programada" de fontes de notícias como resultado de uma atividade de conta recém descoberta, consultas sobre a aplicação da lei ou relacionamentos com contrapartes de alto risco.
2. Balancear revisões manuais e automatizadas
Mesmo as instituições com processos manuais eficazes podem não ser capazes de dedicar uma equipe adequada para revisar todas as partes da conta em profundidade e acompanhar as atividades de mídia recém-identificadas. Processos automatizados podem complementar a revisão manual como parte integrante do screening de mídia negativa.
É provável que os sistemas que promovem uma ampla rede de busca na Internet ou nos bancos de dados de fontes de notícias produzirão um volume imenso de alertas irrelevantes. Para um screening mais produtivo, procure uma solução que responda à pergunta: "Quem na base de clientes possui notícias reais dignas de nota já compiladas sobre eles por um provedor de dados confiável?", Em vez de "Quais informações há disponível no mundo que pode estar relacionada com meu cliente?'
Automatizar a revisão contínua de fontes de notícias deve equilibrar os benefícios evidentes do monitoramento e vigilância diários e, ao mesmo tempo, evitar os riscos de sobrecarregar os analistas com um acúmulo de resultados que contenham muitos poucos elementos acionáveis - ou o mais grave, que omitam elementos acionáveis relevantes.
3. Aplicar categorização de risco
A identificação de notícias negativas não resulta necessariamente em uma designação binária, em preto e branco de "risco" ou "sem risco" da forma como seria feito por um alerta de sanções. Uma vez que, os resultados de notícias negativas não são todos iguais, os mesmos demandam uma maior qualificação para avaliar o verdadeiro nível de risco.
O desenvolvimento de modelos com base em categorias e gravidade das notícias negativas podem ajudar a priorizar as revisões e a compreender de forma mais eficaz o nível apropriado de risco associado a um cliente como parte do perfil geral de KYC.
4. Considerar a pontualidade dos resultados
O conceito da relevância das notícias é uma consideração interessante no momento de avaliar os riscos. Alguns clientes com resultados de notícias negativas que poderiam ser qualificados como de maior risco, podem ser reclassificados como de menor risco com o passar do tempo e posteriormente ausência de notícias negativas.
Determinar a materialidade das notícias negativas com base unicamente na antiguidade da informação pode ser eficaz em certas circunstâncias. No entanto, existem alguns tipos de gravidade relacionados com as notícias negativas que não desaparecem com o tempo, como por exemplo, as relacionadas com a corrupção ou outros crimes financeiros graves.
5. Garantir monitoramento e vigilância contínuos
Depois de determinar quando pesquisar, o que pesquisar e como avaliar os resultados, a próxima etapa é decidir o que fazer com as informações.
Um screening completo de qualquer parte da conta irá, na melhor das hipóteses, identificar o risco relacionado à atividade histórica. Independentemente das conclusões serem significativas ou não (ou seja, não suficientemente graves para alinhá-los com os cálculos de risco do programa), é necessário monitorar as conclusões iniciais para atualizações futuras.
Contar com um processo automatizado independente para revisar as atualizações e mudanças dos resultados conhecidos permitirá um uso mais direcionado dos recursos. Caso contrário, existe a possibilidade de perder de vista as atualizações nos resultados gerais de um sistema de screening de notícias negativas.
